2019.08.28

讓協同工作更有效 非營利組織與 Teams 的科技革命

(本文轉自台灣微軟企業公民

近年來,許多非營利組織(NPO)開始重視數位轉型,希望善用科技的力量,解決行政與協同工作上的問題,進而能更專注於為個案帶來更好、更有效的服務體驗。然而科技力量往往一體兩面,人們讚嘆通訊科技帶來的便利,卻也不得不妥協交出寶貴的私人時間。如何有效管理並分配工作與個人時間,對投身非營利組織的人而言一直是項重要課題。

不被工作綁架 下班後把時間還給自己

Microsoft 專為組織協同工作打造的通信平台 Teams,讓公事與私事得以有了進一步分明的機會。「我告訴同事們,你們下班後可以完全不用看 Teams,但上班時第一件事情就是要打開 Teams,看看你被交代、被Tag了什麼事」台灣原住民族學院促進會秘書長金惠雯說,組織導入 Teams 後,不但建立起公私分明的工作習慣,小組聊天室也不再被眾多的「長輩圖」或無關緊要的閒聊給洗版。

怕忘記的都丟上來!腦容量留給更重要的事

「在導入一項新工具時,我們在意的是它能替我們組織帶來的影響範圍有多大」羅慧夫顱顏基金會資源開發組主任陳依伶說,面對眾多專為 NPO 開放的資源與數位工具,基金會觀望許久最終決定使用 Microsoft Office365,除了因為軟體的設計完善,更吸引人的還有 1TB 的免費雲端大容量,組織也因導入 Office365 而認識 Teams。

在羅慧夫顱顏基金會裡,每當社工在醫院收到個案的補助申請資料,第一件事就是先拍照上傳 OneDrive 或 Teams,不但能依照個案屬性進行歸檔整理,也省去從前大量的紙本消耗。傳到 Teams 裡的檔案不受時效限制,無論過了多久都能在檔案區裡找回,並同時享有縝密的資安保障,讓社工可以專注於為個案帶來更好的服務與協助,「怕忘記的資料都交給 Teams!」

團隊架構化 進度公開好掌握

Teams 裡獨有的頻道設計,讓分屬不同專案小組的成員,可以在此專注討論工作事務,並保持完整的進度紀錄。架構化的界面,有別於以往眾多且複雜的「通訊群組」,在 Teams 裡可以清楚知道哪些人屬於什麼工作團隊,團隊底下又有哪些專案頻道正在進行。透過 Teams 進行重要事項布達,讓所有專案關係人都可以在頻道裡快速掌握工作進度。

「完整的工作紀錄與進度回報,也讓我們免於許多紛爭」金秘書長說,Teams 裡類似社群軟體的貼文與回文形式,讓所有進度都公開透明,同事們也養成了準時回報工作進度的習慣,若遇到進度拖延或工作檢核的問題時,一切都「有跡可循」,不用擔心。

除了解決進度檢核與責任歸咎的問題,Teams 也透過視訊會議與檔案共編功能,克服地理障礙,讓身處各地的同事們,隨時隨地都能來場會議或共同討論編修檔案,解決「一檔多版」的問題,避免了許多不必要的誤會。

最近,正在籌備三十周年特展的羅慧夫顱顏基金會,也分享組織運用 Teams 與外部設計師協作特展的經驗。「以前我們跟設計師對話、傳檔案要用 messenger,通話時他又習慣使用 line」陳主任說,使用 Teams 前雙方不但需要頻頻轉換溝通平台,每一次的尋找檔案、開檔再存檔都是一次繁複的手續。然而在邀請設計師加入組織的 Teams 後,所有傳輸過的檔案與素材,都可以在檔案區一目了然,也能直接在 Teams 裡預覽,不需要長時間的下載等待。

除了協同工作變得更方便,Teams 也讓管理者可以直接掌握不同頻道的專案進度,「我底下的組員跟設計師都有不同的合作案,以前他們都是單獨的群組我看不到,但是現在集中在這裡我都可以控管進度與狀況」陳主任表示,Teams 不但改善團隊溝通習慣讓工作更有效率,對管理者而言管控進度也更方便。

從日常工作開始 擁抱數位轉型

導入新工具的過程難免經歷陣痛期,陳主任說羅慧夫顱顏基金會從社工平時最常接觸的工作開始,鼓勵大家把表單、補助申請上傳到 Teams 上,並替基金會裡不同專案小組建立專屬頻道,從最日常的工作開始,逐步養成同仁使用 Teams 的習慣。

面對新工具的導入,「領頭羊」角色的建立亦是重要關鍵。金秘書長分享促進會導入 Teams 的過程時談到,當時她先試用了許多不同工具,再開會告訴同事使用心得,最後在大家的共識下選擇使用 Teams。導入初期,金秘書長積極帶領同事改變舊有的通訊習慣,並將工作相關的訊息都轉移至 Teams 上發布,讓同事們漸漸習慣到 Teams 上收發訊息以及回報工作進度。

面對科技日新月異的當今社會,沒有人該是被遺忘的局外人,每個人都該有同等機會,享受新技術所帶來的便利。透過 Teams,從此組織裡的每個人都能隨時隨地與夥伴來場視訊會議,同時共編檔案或分享螢幕畫面;檔案存取不再受時效限制,專案群組更架構化不易混淆,下班後也不再被工作群組打擾,協同工作更方便有效率,非營利組織與 Teams 的科技革命持續發酵。

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