[公告] 微軟 M365 非營利版重要資訊,請管理員立即採取行動!

(本文已於 2021/7/22 進行修改)

親愛的 NPO 夥伴,您好:

如果貴單位正在使用 Office 365 或 Microsoft 365 非營利版的捐贈授權,請留意、並仔細閱讀以下微軟相關政策改變的說明。

本說明需要擁有 O365/M365 非營利版管理員身份的夥伴們注意,請務必轉知,並立即採取行動!

1. 受微軟新政策影響的用戶,主要是這些免費捐贈的訂閱方案:正在使用 Office 365 E1、E2、Microsoft 365 商務進階版和 Microsoft 365 商務基本版的組織。

從 2021 年 6 月開始,微軟要求組織必須至少維持 85% 的捐贈(免費)授權、是在使用中的狀態。「使用中」(Active use)代表指派給貴組織中用戶的授權,在過去 90 天內,使用了至少一個微軟的雲端服務。

這些雲端服務包括:Exchange Online, Yammer, Microsoft Teams, 和 Microsoft 365 Apps。(請注意:下載並安裝 Office 標準版或專業版等軟體,並不包含在雲端服務之內。)

為幫助大家更清楚理解,讓我們舉例說明:如果貴組織有 20 個捐贈授權,您必須已指派至少 17 個授權給組織內的帳號使用;而這 17 個帳號的每一個,在過去 90 天內,必須使用至少一個 Microsoft 365 或 Office 365 的雲端服務。

如果貴單位沒有達到 85% 的最低用量標準,您可能會失去所有微軟捐贈的雲端授權,不論這些授權是否在使用中——亦即若您未處理,你所有使用或未使用的雲端授權,都一起受影響。若該授權是付費使用的,則不受影響。

若您的單位沒有達到上述的使用率管理員可能會收到一封名為 "Take action to maintain your organization’s Office 365 grant" 的信件,其中第二段會提到您需要在 30 天的限期之內改善:"If your licenses are not utilized in the next 30 days, your organization’s granted licenses will be turned off on XX月XX日, 年份."

您可參照下方圖 1 和圖 2,確認貴單位的帳號使用狀態,或參考:Microsoft 365 系統管理中心的活動報告 - Microsoft 365 admin

2. 請盡快指派並使用貴單位的授權

建議您盡快指派所申請的捐贈授權,給組織內的帳號使用。如果貴單位是 M365 非營利版的新用戶,也請盡快啟用並開始使用這些授權。

如果您申請了比所需要更多的授權,請調整組織的 O365 或 M365 訂閱內容,並減少您所持有的授權數量(詳見下方圖 3 和圖 4)。

若要指派捐贈授權給組織裡的帳號,或要移除使用者,請參考新增使用者並指派授權 - Microsoft 365 admin(或 參考這個指南[英文] 觀看這個模擬指引[英文])。您越快注意並執行上述的說明,對組織來說是最好的。若要了解更多,請見 微軟捐贈授權 FAQ(英文)(PDF檔).

3. 2021年8月1日之後,Office 365 E1 授權將不再捐贈

此外,微軟已經不再提供 Office 365 E1 的捐贈授權。我們建議貴單位參考並使用 Microsoft 365 標準版或商務版授權(您也可選擇先使用 Microsoft 365 商務版捐贈的限量授權),或者申請 Office 365 E1 (Nonprofit Staff Pricing) – Volunteer 的授權,2美元(每位使用者/每個月) 。

現有用戶不受影響:如果貴組織已是受捐贈者/現在正在使用 Office 365 E1 的捐贈授權,只要持續使用,並不會受到影響。

大型組織若持有和微軟直接簽署的 EA,將不受影響:若您的組織和微軟之間另有 Enterprise Agreements (EA),那麼超過 250 個 E1 授權的數量將不受影響。

若您對 Microsoft 365 非營利版有興趣,可見雲端產品的內的說明文章。如果還是有問題的話,請透過聯絡我們,和我們聯繫。


圖 1:管理員可到「系統管理」後台,在左方工作列點擊「全部顯示」,接著選擇「使用情況→作用中使用者」,先把右邊的時間調整成90天。


圖 2:然後,拉到最下方有使用者 Email 的地方可以「匯出」,就可以看到使用者被指派的授權,以及每次使用服務的時間點,可以在 Excel 中「格式化表格」來進行整理和篩選。


圖 3:管理員登入 O365/M365 管理後台後,可於「計費→授權」中,快速了解貴單位的授權使用狀況。請特別留意:Office 365 E1、E2、Microsoft 365 商務進階版和 Microsoft 365 商務基本版。


圖 4:管理後台中,可於「計費→您的產品」中,點選不同的訂閱方案。若有太多沒有使用的授權,建議您可以「移除授權」,並調整「授權總數」。

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