非營利組織雲端特輯:協同合作雲端,跟版本控管說再見!(三)


Techsoup Taiwan Cloud
隨著頻寬速度增加,上網價格降低,雲端運算服務正對使用者及組織帶來革命性的影響。對非營利組織夥伴的好消息是:舉凡檔案備份、電子郵件、文件編輯、密碼管理等日常所需的軟體功能,皆可透過免費的雲端服務獲得滿足。更方便的是使用大部分的雲端服務時,您唯一需要安裝的軟體,就是您的瀏覽器。

於十一月起我們將連續五週為您逐步分享,開拓文教基金會正在使用的雲端工具及服務,讓非營利組織參考並邀請大家一起來嚐試,節省資源預算,更有效率的完成工作。

如果您閱畢覺得此文有幫助,請將文章轉寄給您所認識的NPO夥伴!您亦可將本文網址(http://j.mp/u8eMJI) 透過臉書、噗浪或推特等社群媒體跟NPO分享!

【第三週:協同合作雲端:跟版本控管說再見!

您的組織內有一整個團隊要一起共同協作/編輯好幾個文件檔案嘛?您還在用電子郵件附件寄來寄去的傳統方法嘛??使用Google文件服務(雲端文書處理),您將能在線上建立並可設定權限分享您的文件,隨時隨地均可存取使用。 

A. Google文件編輯 


很多時候,組織要編輯/撰寫一份文件時,可能必須由負責的同事先完成第一版,然後召開會議找來相關人員進行討論;並於彙整眾人意見後,修改完成第二版;最後再用電子郵件轉寄給予眾人確認。一份文件必須幾經往返,才能做成最終版本。 

但若採用Google文件,負責的同事完成初版後,只要將文件放上網路,並開放權限給所有與此議題相關的同事,邀請大家一起檢討、修改,眾人就能直接在線上將自己意見加入文件中。過程中,哪個人在何時進行了哪部分的修改,都有紀錄可尋,不但方便追蹤修訂,也不怕改錯或遺漏。 

參考文章:
◆ Google Docs全新協作功能上線,即時多人編修與對話通訊窗口 
http://playpcesor.blogspot.com/2010/04/google-docs.html 

Dropbox也可協作編輯:(關於Dropbox服務,請參考:檔案備份雲端)

文件的協同編輯,除了可以用Google文件之外,用Dropbox也有解決之道。只要在Dropbox中某個資料夾上啟動 【Share this folder】即可。

在開拓文教基金會,我們每個同事都擁有自己的Dropbox帳號,只要再建立一個組織公用的同步資料夾,然後指定要和哪些也擁有Dropbox帳戶的同事一起共享資料夾,以後在這個資料夾中的所有檔案都會下載到所有合作同事的電腦中,每個資料夾共享合作用戶對檔案的新增與修改都能即時同步給其他人。 

Dropbox會直接把檔案送到每個人的電腦,絕對不會有漏接,而且都是最新版本! 

參考文章: 
◆ Dropbox檔案好友共享、資料還原一次完成 
http://goo.gl/PAQDS 

小提醒: 
用Dropbox 同時開啟一份文件時,如果同時修改,會造成衝突,但Dropbox會聰明的多儲存一份版本。 

B. 會議安排 


I. Google日曆(Google Calendar)
組織在召開會議時,最麻煩的環節之一就是「湊齊所有人有空的時段」,若沒有將會議時間固定下來,往往都得反覆詢問好幾輪,才能找到一個大家都有空、會議室也有空的時間。

我們利用Google日曆解決了這個問題。只要將同事都加入「工作排程日曆」的瀏覽權限內,透過Google日曆,很方便就能確認哪個時段裡的會議室何時沒人使用,方便立即安排會議時段。此外Google日曆還可設定事件通知時間,提醒當事人何時須參與會議,避免遺漏。 

II. 用Google 文件做即時記錄 
Google 文件的協同合作功能讓大家可以即時編輯同一份文件,並追蹤版本的修改,在團隊合作、客戶溝通時十分有用。

利用Google文件當做開會時的即時記錄,所有的討論、對話、採訪、會議記錄在當下就能完成記錄。只要開一份新文件,分享編輯權限給與會者,每個人在發言時先打上自己的名稱代號即可。除了同步完成記錄外,還可讓每個人都能隨時修改、補充之前發言。 

延伸閱讀:
第一週:檔案備份雲端 
第二週:即時溝通雲端
第四週:活動舉辦雲端 
第五週:密碼管理雲端  

介紹了以上的雲端工具及服務,您是不是也蠢蠢欲動想要馬上來使用呢?還有您可能還會說,我服務的非營利機構也需要正版的桌上型軟體呢,例如:Windows 7以及Office 2010或是防毒軟體等等。

別忘記,只要您是具有法人身分的非營利機構,就有資格到科技濃湯的非營利組織軟體捐贈平台申請這些正版軟體哦。

科技濃湯平台:http://techsoup-taiwan.org.tw/

NPO的夥伴們,如果您覺得還有哪些雲端工具值得介紹給非營利組織使用。請告訴我們!!