2020.05.18

為何安排 Teams 教育訓練?— 家扶基金會的分享


作者:林祐誠(家扶基金會高級專員)


這場「當我們 Teams 在一起」的 Teams 教育訓練能辦理完成,回想起來,確實有許多的機緣在當中。

由於身為家扶基金會辦理員工教育訓練的專員,每年,我總是會發想:接下來要規劃什麼訓練?每年若有一些不同的課程出來,不僅能帶給社工們新鮮感,自己也能在新的課程中有新的挑戰與學習。

「資訊應用」一直是我在思考如何安排到社工教育訓練中的方向。除了多少有點個人興趣之外,常透過閱讀收集資訊的我也在思考:當業界不斷因為不同的新科技進展、而不斷有新的發展與突破之際,NPO 有沒有可能也乘著科技進步的風,大步前行呢?早些年,我並不確定,因為 NPO(特別是社福團體)工作重點在人與人的互動,似乎應用新科技的機會相對較少。但這幾年,我漸漸覺得這是可能的!特別是看到微軟推出的 Office 365 之後。

 

活動現場照片(家扶基金會提供)

我一開始對 Office 365 的印象,就是把既有的桌面程式(如:Outlook, Word 等)有「線上版本」而已,並沒有很吸引我。但漸漸地,我發現 Office 365 的目標不只是把桌面程式線上化而已,也陸續推出許多線上才有(桌面 Office 程式沒有)的 App,而且這些 App 有整合的可能!因此,我開始在有空時,留意 Office 365 的標籤中,又推出什麼新功能可以玩。


Teams 也是一個讓我持續改觀而喜歡的產品。確實一開始還感覺不出 Teams 有什麼特別的,不就是一個「工作專屬的討論區」嗎?
是可以取代 Email 或 Line,但也沒什麼特別的。隨著 Teams 的相關報導露出,我才漸漸發現:Teams 不只是個「討論區」,它也把 Office 365 的相關功能整合進來了!所以,Office 365 的各項 App,不再是各自獨立的產品,而可以在 Teams 上有整合應用的機會!


因此,我開始在去年,小規模地在會內邀請一些同工,就特定的非長期任務,在 Teams 上的團隊進行討論。既是公務討論,也是 Teams 功能摸索。由於家扶在國內有多個家扶中心及服務據點,甚至還有國外服務據點,我覺得 Teams 至少可以幫助家扶跨越空間上的障礙,讓相關業務的討論更加聚焦。因此,我便規劃在今年(
2020 年)在會內安排一場「社工人員資訊應用專題訓練」,將 Teams 的學習與應用放進課程中。

 

活動現場照片(家扶基金會提供)

在課程籌備的過程中,非常謝謝開拓基金會淑芳姐及微軟 Iris 提供許多寶貴的調整建議,讓預期的學習效益比我原本想像的更好。這場訓練規劃有以下幾個安排:

  1. 課程僅一天,分區安排 5 場次,以增加課程直接參加(直接受益)人數,也有助於參加學員將經驗帶回中心擴散應用。
  2. 課程會在一開始有聚焦性的討論活動,讓同工們可以先預備好接下來的學習;課程最後也會回顧是否已回應了原先的期待與疑惑。
  3. 課程中有刻意設計的情境演練時間,讓學員們不會只是一邊聽課、一邊嘗試 Teams 操作,而是能透過情境演練題,認識 Teams 確實可以在工作中有許多實際用得上,也確實有助於提昇工作效能的機會。
  4. 除了主要講師,課程也安排熟悉 Teams 及 Office 365 的失親兒基金會資訊顧問合昕前來,在課程中分享相關應用經驗,讓大家進一步認識 Teams 可以應用的範圍,比想像中來得深且廣,值得更多地應用及探索。

截至撰稿的此時,五場訓練已經完成四場,尚有一場宜蘭場還沒辦理。整體來說,大家的反應都相當不錯,半數以上的學員在回饋問卷中,都表達「非常願意」回到單位後協助 Teams 的推廣及應用。特別是三月初第一場訓練要開始前,武漢肺炎的陰影已逐漸壟罩全球,視訊會議的需求陸續提高。我們辦理的其他訓練,有幾場也被迫「分散參加人數」,讓路程較遠者直接以視訊參加。當 Zoom 有資安疑慮,且訊號狀況不佳的情形下,Teams 的實用性,在此情境下更被突顯出來。

我深深期待:Teams 就是讓家扶可以「馭風而行」的資訊應用工具,讓各項的服務更加到位、有效能!


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