2020.05.18

「當我們 Teams 在一起」家扶社工專業訓練-參與感言


作者:林合昕(失親兒基金會

很榮幸今年有機會參與家扶基金會舉辦的內部社工人員專業訓練「當我們 Teams 在一起」,回想過去北、中、南、東共 5 場訓練,看到第一線社工同仁從台灣的四面八方前來,大家不僅暫時放下手邊忙碌的工作,還從每次訓練課程中感受到與會同仁們專注的眼神、遇到問題就積極地詢問,以及認真參與主辦單位設計的情境演練,我覺得蠻感動的,想必是大家期盼科技帶來的力量能對日常工作有所幫助。

我所服務、即將邁入第 13年 的單位,也是我負責導入微軟雲端捐贈的其中一個單位——失親兒福利金會——開始使用 Teams 是從一個音樂培力專案開始。有一位知名藝人和失親兒基金會一起關心、幫助年幼失去父母的失親兒,更在 2019 年期待運用所長,承諾長期來幫助對音樂有興趣的失親兒少們,學習音樂。這個專案在許多嘗試後,開始使用 Teams 視訊會議來進行實體與遠距教學,參與專案的二十多位學生分散在台灣不同的縣市,當老師在其中一個縣市進行實體教學時,其他縣市的學生則可以透過視訊學習,並且依賴高畫質的影像而有好的教學品質。有幾次課程,老師甚至在美國出差,仍然可以在約定的時間正常上課,而有時需要請假的同學,也能透過 Teams 的會議錄影,自行補課。有了 Teams 的幫助,讓這個專案、藝人老師的愛心,跨越了時間與空間的限制,成就了孩子們想要學習的心願。


活動現場照片(家扶基金會提供)

在這次的訓練課程中,我負責分享 Teams 在 NPO 中實際運用的案例,除了介紹上述的音樂培力專案之外,也分享了以下兩點:

一、網路即時訊息成為團隊工作不可或缺的一部分


比起傳統的聯繫方式(如電話、E-mail、開會等),網路即時訊息已大幅提升溝通的效率,我認為就算不用 Teams,大家平時也常使用 Line、FB 等工具,進行即時討論與傳遞訊息。然而 Teams 在資訊安全、權限控管、內容的保存與應用上,皆更合適在工作上使用。近期更因為防疫的關係,當在家工作者有會議需求時,Teams 與 Zoom、或其他視訊軟體一樣,能克服空間的限制、進行高畫質的視訊會議,並能邀請組織外部的人一同加入團隊,共享檔案及資源。

二、Teams 可連結其他線上系統


基本上只要網路可存取的系統,都能連接在 Teams 裡,因此有機會塑造所有工作都在 Teams 進行的集中環境,在訓練中分享以下 5 點:

  1. Teams 可結合的雲端檔案系統,包含 Sharepoint 文件庫、OneDrive、Google 雲端硬碟、Dropbox、Box 等雲端儲存空間。
  2. Teams 結合 Office 365 內的 Planner,進行工作的規劃、指派與管理。
  3. Teams 結合 Sharepoint List、Wiki 等工具,進行器材的清單管理、事項布達、工作 SOP、每日工作紀錄…等等。
  4. Teams 結合 Office 365 中,以 Power App 製作的應用程式,如:物資管理系統、出勤管理系統、志工簽到與服務紀錄…等等。
  5. Teams 結合 Power BI 來看數據統計的分析圖表,如:各區出勤統計表等。

很期盼我的一點點經驗分享,能引發大家在各自工作情境的運用,更期盼透過先進科技,能夠給予 NPO 夥伴們更多的力量、武器、工具,使自己的工作更輕省,也能幫助更多需要的人。


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