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2021年5月電子報-2:一起來遠端工作吧!線上協作、視訊會議、資安小技巧及相關產品

2021.5. 26 出刊

 


Covid-19 疫情所帶來的三級警戒狀態,將持續到 6/14,越來越多組織和工作人員需要遠端工作。我們整理了去年寫的幾篇文章,並更新了一些內容和可用的產品,提供給NPO 的夥伴們參考(其中 2021/5/25 更新了「給 NPO 的視訊服務懶人包」)。

遠端工作時,大家怎麼一起工作,可以更有效率?
在自己的生活中和線上創造儀式感是個不錯的方式團隊遠端工作時,可以同步在對話群組裡一起打招呼、互道早安;工作者也可善用通訊軟體的自訂狀態,告訴其他線上夥伴自己的工作時間和狀態等等。
 
 
而團隊要進行線上協作,雲端辦公室是事半功倍的選擇。不論是微軟 Microsoft 365 或 Google 非營利版 ,都是免費的好選擇,有助於組織線上管理的安全性和便利性。只要完成驗證網域的動作,組織就能獲得專屬的網域信箱;透過創建工作人員的信箱帳號,把大家圈在一起工作。

譬如微軟 M365 有強大的工作平台 Teams,能把訊息分流、檔案集中管理、進行內外部團隊的整合、視訊會議和直播即開即用等等;Google 非營利版有無限容量的「共用雲端」硬碟,方便內、外部人員進行檔案的協作和管理,而 Google Meet 的視訊功能,也是許多人愛用的穩定選擇。

當然,視訊會議還有品質穩定、方便使用的 Zoom,以及臺灣廠商訊連科技的 U 會議和 U 簡報,或者免費的 Skype 與開源軟體 Jitsi 等等,
組織們可以就文章內的產品比較表,選擇適合組織情境使用的工具
 
 
遠端工作也要特別注意資安,包括啟用帳號的二階段驗證,小心釣魚信件;網路連線的安全性,以及需要遠端存取在辦公室或同仁們的電腦時,可以透過 TeamViewer 等工具來進行困難的排除或裝置的遙控。
 
 
在使用 Zoom 等視訊會議工具時,有些使用上的小撇步也值得留意。這些設定和功能也適用於其他視訊軟體和工具。隨著越來越多人 WFH(在家工作)、使用視訊軟體來舉辦會議,相關的惡意攻擊和行為也難以避免。所有組織的夥伴們和與會用戶,學習並隨時保持良好的使用習慣,才是預防惡意攻擊最重要的一步。
 


 
Zoom Meetings
(一年份訂閱 / 5 折優惠)
(跨平台 / 多國語言版本)
 
zoom 申請
 
本方案提供 5 折優惠,可於一年期間訂閱 Zoom Meetings Pro 或 Business 方案,以及部份附加程式和可多達 99 個主持人* 的授權。

*主持人只能在單一時段主持一場會議,若您需要在同一時段有多場會議,就需要多位主持人。

申請資格:年度執行預算必須低於一千萬美金、所有類型的非營利組織,於每個會計年度(7/1-隔年6/30)可申請一個優惠方案。
 

 
Teams
(Microsoft 365 非營利版)
(免費 / 跨平台 / 多國語言)
 
Teams
 

微軟將 Teams 定位為「作業系統」:組織內員工需要特定服務時,按個鈕,就能啟動所需服務。Teams 整合了訊息、檔案協作、視訊會議、Power BI 等 Microsoft 365 內部服務,也可加掛其他第三方外掛,讓使用者可以在同一個視窗界面裡,完成所有的通訊及工作(功能介紹

申請方式:

 


Google 非營利版
(跨平台 / 多國語言)

Google 非營利版申請


Google 非營利版提供組織專屬網域信箱,以及各種群組和客服信件的管理層級;還有可進行文書檔案協作和存取的 Google Workspace、每月 1 萬美金額度的文字型關鍵字廣告、Youtube 非營利計畫,和 Google 地球及地圖等服務。
 

申請方式免費!組織需有專人作為管理員,進行申請和驗證網域等動作,並在管理中心處理後續的帳號創建和維運。


TeamsViewer

TeamViewer
一年期雲端捐贈 / 折扣方案
(跨平台 / 多國語言版本)


TeamViewer Business 1-Year Subscription 
 

這是一款好用的遠端桌面存取軟體,可以透過電腦或行動裝置,讓使用者可以遠端安全地存取檔案、程式、Email 和另一臺電腦的網絡資源,而不需要使用 VPN。也可以進行線上會議,並享有足夠的安全性支援。

申請方式:目前科技濃湯提供了一年期的商業捐贈版本(每年一組);雲端訂閱折扣遠端管理折扣產品(不限數量)。

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